Как HR-автоматизация изменит ежедневную рутину офисных сотрудников

Компании тратят десятки, а то и сотни тысяч долларов в год на рекрутинг и управление персоналом. При этом хороший HR, который всегда на вес золота, порой вынужден заниматься рутинными делами и неэффективными процессами. Но решение проблемы уже существует.

Об автоматизации HR-деятельности как о зарождающемся тренде заговорили еще несколько лет назад. В современном мире это не просто "мода", а разумное решение для успешной работы. Несмотря на наличие большого количества полезного софта, по данным Forbes, всего 40% американских компаний используют в работе облачные решения. Разберемся, почему пора забыть предрассудки и позволить технологиям облегчить нашу жизнь.

Диджитал-рекрутинг

В цифровую эпоху никто не перебирает бумажную почту в поисках подходящей страницы с резюме. Онлайн-площадки — основной источник кадров. С их помощью легко задать необходимые параметры кандидата.

Конечно, многие компании все еще выставляют вакансии на джоб-сайты и ждут писем: этот вариант проверен годами и отлично работает. Вот только он отнимает время. Порядка 80% полученных таким образом резюме непригодны.

Сотрудника можно найти самостоятельно: через AIN, DOU, Rabota.ua, Upwork, Github, Stackoverflow, LinkedIn, Facebook. В наше время никто не удивится, если получит предложение работы через социальную сеть. Точно построенная воронка сократит время для поиска подходящего сотрудника, отсеяв неподходящих кандидатов. И не придется просматривать сотни резюме.

Для обработки заявок можно использовать Scorecard — оценочный лист. С его помощью можно легко визуализировать сильные и слабые стороны кандидатов и принять взвешенное решение. Раньше это можно было делать ручкой в блокноте, потом в таблицах Excel, а теперь это часть сервисов вроде Lever.

В то же время даже из десятка отобранных соискателей на работу пригласят лишь одного. Не отвечать кандидатам, которые не прошли отбор, — не вариант: это неуважение к человеку и удар по имиджу работодателя. Вместо того чтобы писать лично каждому, можно воспользоваться автоматизированными функциями. Например такими, как запланированная отправка письма с отказом кандидату, c целью сгладить негативное впечатление от отказа, но в то же время быть уверенным в предоставлении обратной связи.

Работа в команде

Хорошая совместная работа предусматривает здоровые отношения внутри команды и продуктивность. Два эти критерия созависимы.

Минимальный набор для успешного общения внутри команды состоит из таск-менеджера и рабочего чата. Всеобщими любимцами в этой области остаются Slack с одной стороны и Trello и Jira — с другой. Конечно, общение можно организовать в отдельном чате в Telegram или Messenger, но там у сотрудников всегда будет соблазн отвлечься на частные беседы или паблики с развлекательным контентом. А вот специализированные площадки — это цифровой аналог рабочего кабинета. В них удобно организовывать как общий диалог, так и общение отдельных сотрудников для работы над задачами.

Slack особенно хорош тем, что его можно настроить под потребности своей компании. Не все знают, как много полезных ботов там есть и какие сервисы можно интегрировать прямо в мессенджер. Чтобы этот инструмент приносил максимум пользы, стоит внимательно изучить список дополнений и выбрать самые полезные. У нас, например, используется бот Donut. Каждую неделю он рандомно выбирает двоих сотрудников и предлагает им вместе выпить кофе или пообедать.

Контроль эффективности

Для отслеживания эффективности сотрудников есть немало инструментов. Самые распространенные — тайм-трекеры. Но здесь HR должен понимать, что такой очевидный контроль может демотивировать людей. Да и не для всех задач трекинг подходит. В общем, как и у любой из систем, есть свои и плюсы и минусы.

Некоторым компаниям тайм-трекеры необходимы, и тогда нужно искать правильный способ преподнести этот инструмент команде. Из конкретных сервисов рекомендую обратить внимание на такие инструменты как Toggl, RescueTime, Timely, TopTracker, Hours.

Мы в Preply ориентируемся не столько на трекинг времени, сколько на OKR (objectives and key results). В этом помогает продукт под названием 15Five. Сервис позволяет отследить уровень удовлетворенности сотрудников. Специалисты сами оценивают свою работу, эффективность, отношения в коллективе, а руководитель получает доступ к результатам.

Еще один полезный инструмент — SuccessFactors HCM Suite. Программа позволяет вести "табель успеваемости", отслеживая прогресс в процентном соотношении. В зависимости от успехов, формируется вознаграждение в желаемом формате — от поощрений до материального вознаграждения.

Делегирование рутины ботам

Казалось бы, что сложного в организации командировки, оформлении отпуска или больничного? Ничего, кроме того, что на это по капле уходит море ценного времени. Зачем это делать живому человеку, если можно "делегировать" задачи боту? Бот может найти свободную "переговорку", напомнить о предстоящей встрече, об окончании испытательного срока, о надвигающемся дедлайне или о дне зарплаты.

Боты даже умеют проделывать рутинные дела, необходимые на первичных этапах рекрутинга. Они сортируют резюме, отсеивают неподходящие заявки и ищут кандидатов на биржах. Профильный ресурс SHRM приводит данные исследования, проведенного Allegis Global Solutions. Оказалось, что 66% соискателей готовы к первичному собеседованию с ботом. Правда, большинство опрошенных, хоть и не против интервью с ботом, все же предпочли бы разговор с живым человеком.

Вот некоторые примеры полезных для HR ботов:

• Mya — бот, повышающий показатели вовлеченности пассивных кандидатов на первых этапах рекрутинговой воронки.
• X.ai — бот для планирования/cогласования встреч с интеграцией в календарь и почту Gmail. Ни минуты больше на скучную пинг-понг переписку с обсуждением точной даты и времени для проведения интервью.
• Xor — персональный рекрутинговый ассистент, функционирующий практически во всех существующих мессенджерах. Тем самым он делает всю письменную коммуникацию кандидатоориетированной. Поможет с пре-скринингом, планированием интервью, отказами и другими задачами.

Источник