Что такое внутреннее расследование: основные особенности и этапы проведения

Внутреннее расследование — это официальное расследование, которое проводится внутри компании собственными силами либо с привлечением внешних консультантов, позволяющее определить, были ли нарушены внутренние политики, правила компании, а также действующее законодательство и к каким юридическим и финансовым последствиям могут привести такие нарушения.

Как правило, проведению внутреннего расследования предшествует жалоба, сообщение от анонимного информатора (так называемого whistleblower), подозрение в мошенничестве, растрате денежных средств или ряд других причин, которые подпадают под нарушение согласно действующему законодательству.

Внутренние расследования проводятся с целью раскрыть предполагаемое нарушение в компании, которое создало/может создать репутационный риск, риск привлечения к ответственности за неправомерные действия и "вывести на чистую воду" нарушителей.

Проведение внутренних расследований является неотъемлемой частью эффективной комплаенс процедуры внутри компании, поскольку в результате их проведения возможно устранить первоисточник проблемы, который и стал причиной организации внутреннего расследования.

Несмотря на единую цель внутренних расследований, специфика их организации и проведения в разных странах определяется характерностью национального законодательства той или иной страны, а также внутренними правилами и политиками определённой компании.

Украинским законодательством предусмотрено, что внутреннее расследование должно проводиться при определённых обстоятельствах. Например, Закон Украины "О предотвращении коррупции" устанавливает, что определенные типы организаций, включая государственные органы власти и государственные компании (государственной и коммунальной собственности) должны иметь специально разработанные антикоррупционные программы, которые, в том числе, включают в себя проведение внутренних расследований.

Национальное агентство по вопросам предотвращения коррупции разработало Типичную антикоррупционную программу, которая в обязательном порядке должна быть утверждена в:

✅ государственных, коммунальных предприятиях, компаниях (в которых государственная или коммунальная доля превышает 50 процентов), где средняя численность работающих за отчетный год превышает 50 человек, а объем валового дохода от реализации продукции (работ, услуг) за этот период превышает 70 миллионов гривен;

✅ юридических лицах, являющихся участниками процедуры государственных закупок, если стоимость закупки товаров (работ, услуг) равна или превышает 20 миллионов гривен.

Процесс внутреннего расследования состоит из:

✅ определения предмета и объёма расследования, основных задействованных ("подозреваемых") субъектов;

✅ сбора и исследования письменных или аудио-, видео- доказательств;

✅ интервью с сотрудниками или возможными свидетелями нарушений;

✅ проведения мониторинга и исследования корпоративных компьютеров, ноутбуков, мобильных телефонов вовлечённых в расследование сотрудников.

Уведомление государственных органов о проведении расследования

Если говорить о лицах/органах, которые должны быть уведомлены о проведении внутреннего расследования, то нужно учитывать следующие особенности. Например, профсоюзные организации должны быть проинформированы либо участвовать во внутреннем расследовании, если последнее связано с несчастными случаями на работе/профессиональными заболеваниями работников (заболеваниями, возникшими в результате работы или профессиональной деятельности).

В то же время компании обязаны уведомить специальный орган по защите персональных данных — Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека — об обработке конфиденциальных персональных данных работников, которая не связана с вопросами трудоустройства и представляет особый риск для прав и свобод субъектов персональных данных в течении 30 дней после начала такой обработки. Эта обязанность также распространяется на внутренние расследования, в ходе которых обрабатываются такие данные.

Частные компании не обязаны уведомлять правоохранительные органы или вовлекать их во внутренние расследования. Однако если в ходе внутреннего расследования будет установлено коррупционное нарушение, компания должна уведомить правоохранительные органы о результатах такого расследования. Что касается государственных компаний, то в случае коррупционного преступления или получения информации о возможном коррупционном правонарушении должны быть приняты меры с целью прекращения нарушения и немедленного сообщения об этом государственным органам по борьбе с коррупцией.

Проведение интервью (опросов) в рамках внутреннего расследования

В силу того, что внутреннее расследование предполагает интервьюирование (опрашивание) работников, которые могли быть причастны к нарушениям, анализ их электронной почты и изъятие корпоративных ноутбуков, телефонов и других электронных устройств, стоит обратить внимание на следующие положения законодательства о защите персональных данных.

Положения, касающиеся персональных данных, содержатся в Законе Украины "О защите персональных данных". Личные данные включают в себя всю информацию, которая может быть использована для идентификации личности. Если компания или ее представители собирает личные данные физических лиц во время внутреннего расследования, компания обязана информировать указанные лица о целях сбора такой информации, соответствующих действиях по обработке (например, передача, хранение и использование данных), о лицах, вовлеченных в процесс сбора персональных данных, о правах субъекта персональных данных и о потенциальной передаче данных в зарубежные страны.

Во избежание потенциальных нарушений или трудностей желательно заранее получить от интервьюируемого подписанное им уведомление о порядке использования личной информации

Украинское законодательство запрещает передачу личных данных за пределы Украины, если страна-получатель не в силах обеспечить уровень защиты персональных данных, идентичный по уровню согласно законодательству Украины.

"Безопасными" странами для передачи данных являются, в частности:

✅ страны-члены Европейского экономического пространства;

✅ подписанты Конвенции № 108 о защите физических лиц в связи с автоматизированной обработкой персональных данных.

Законодательство Украины также запрещает предоставление данных или информации, относящихся к государственной или банковской тайне, подпадающих под действие обязательства по профессиональной конфиденциальности (например, врач-пациент, адвокат-клиент), и определённой как конфиденциальная информация компанией-владельцем. В связи с этим во время проведения внутреннего расследования интервьюируемым, имеющим доступ к такой информации, запрещается разглашать вышеуказанную информацию. Разглашение такой информации возможно лишь в том случае, когда последняя официально запрашивается государственными органами. Исходя из этого, перед проведением интервью необходимо заранее определить, может ли информация, запрошенная у интервьюируемого, попасть в одну из вышеуказанных категорий.

Исследование технических устройств в рамках проведения внутреннего расследования

Также отдельно необходимо отметить некоторые особенности исследования технических устройств (ноутбуков, телефонов, планшетов) работников во время проведения внутреннего расследования.

В этой ситуации важно рассматривать два сценария. Первый — если работник подписывал какое-либо внутреннее положение, соглашение или трудовой договор, содержащий положения о том, что все корпоративные электронные устройства (компьютеры, ноутбуки, мобильные телефоны), предоставленные сотруднику для работы, считаются собственностью компании. В этом случае работник соглашается с тем, что электронное устройство и содержащаяся в нем информация (переписка по электронной почте, документы и т.д.) могут быть предметом анализа и мониторинга при проведении внутреннего расследования.

В то же время подписание такого документа не лишает права работника обратиться в суд с иском против работодателя за нарушение личных неимущественных прав на неприкосновенность частной жизни, на тайну переписки

Второй сценарий — если в компании не предусмотрено такого внутреннего регламента, содержащего упомянутые положения, то есть, устройства считают личными вещами работника. Украинское законодательство гарантирует неприкосновенность частной собственности, и это право может быть нарушено только в особых случаях. Если у работодателя есть достаточно доказательств того, что информация, содержащаяся в ноутбуке, на телефоне может послужить доказательством неправомерных действий, совершения преступления, доступ к такой информации может быть получен в порядке, предусмотренном Уголовным процессуальным кодексом Украины. Получение доступа к электронным устройствам в иной способ (изъятие у работника) будет считаться незаконным и нести риск уголовной ответственности. В зависимости от обстоятельств это может быть квалифицировано как нарушение неприкосновенности частной жизни, кража или другое преступление в зависимости от обстоятельств дела.

Таким образом, нужно понимать, что при проведении внутреннего расследования важно учитывать много моментов, связанных с особенностями законодательства, требованиями внутренних правил и политик компании, которые могут создавать дополнительные трудности и препятствия в ходе расследования. В то же время грамотно построенная стратегия расследования, правильные вопросы и верно определённая доказательная база помогут минимизировать возможные негативные риски при проведении расследования и принести положительный результат — выявление нарушителей и прекращение незаконных действий.

Послушать ведущих экспертов по вышеуказанным вопросам, а также о способах и практике защиты бизнеса, поделиться своим опытом будет возможно на IV Конференции "Корпоративная безопасность", которая состоится 6 ноября в Киеве, в гостинице Hilton.

Арио Дехгани, советник юридической фирмы Sayenko Kharenko

Жанна Заец, юрист юридической фирмы Sayenko Kharenko

Источник